Delegarea de atributii pentru dezvoltarea echipei

 

Delegarea de atributii si acordarea feedbackului sunt doua dintre cele mai importante instrumente care pot fi folosite in dezvoltarea angajatilor. Delegarea este actul prin care se transfera de la o persoana la alta noi sarcini sau roluri si autoritate asupra acestora. Chiar daca are loc un transfer de sarcini, managerilor le revine in continuare responsabilitatea generala pentru realizarea acestora.

Delegarea este esentiala pentru un leadership eficient, datorita faptului ca economiseste timp, ajuta la dezvoltarea oamenilor si este motivanta. Atunci cand nu este realizata in mod corespunzator, duce la frustrare, comunicare defectuoasa sau haos.

Inainte sa delegam, e nevoie sa ne adresam urmatoarele intrebari:

  • noua sarcina, ajuta la dezvoltarea colegului caruia ii voi delega?
  • e motivanta?
  • imi elibereaza programul astfel incat sa pot prelua noi sarcini?

Pentru ca delegarea sa fie eficienta, este nevoie sa urmam cativa pasi:

1. Sa facem un plan de delegare.

In primul rand, ganditi-va la toate sarcinile pe care le aveti si daca este ceva ce ati dori sa delegati. 

Sarcinile care nu sunt potrivite pentru a fi delegate total sau nici macar partial, sunt cele care tin de leadership, de planificarea strategica, aspecte confidentiale si sensibile, sarcini care v-au fost delegate voua.

In al doilea rand, analizati echipa pe care o aveti si ganditi-va cui ati putea delega atributiile.

In cazul in care aveti o persoana cu abilitati, potential, in care aveti si incredere, dar are un volum de munca mare, verificati daca puteti delega de la acea persoana parte din sarcini, astfel incat sa se poata ocupa de noi responsabilitati.

2. Sa comunicam sarcinile delegate

In functie de nivelul de experienta al persoanelor carora urmeaza sa le delegati, exista cateva diferente in procesul de comunicare:

Persoanele la inceput de drum:

Cu acestea veti aplica un stil de delegare de tip control, in care le veti explica temeinic sarcina, de la inceput pana la final, pentru a-si face o parere cat mai conturata. Veti imparti sarina pe mai multe etape si veti delega pe rand, doar cate o parte. Dupa realizarea fiecarei etape veti verifica rezultatul, veti oferi feedback si veti delega urmatoarea parte. Cu acesti anagajati sunt necesare minim doua interactiuni pe zi, pentru a le acorda feedback, ghidare si confirmari. Scopul delegarii de tip control este de a-i forma angajatului abilitatile si increderea necesare pentru a-si realiza activitatile de zi cu zi.

Delegarea de tip control este caracterizata la inceput de propozitia „Aceasta este sarcina, asa vreau sa o realizezi.”, ajungand pe parcurs la „Aceasta este sarcina, gandeste-te cum ai rezolva-o, imi spui si voi alege ce se potriveste mai bine.”

Persoanele de nivel mediu:

Cu acestea veti aplica o delegare de tip coaching. Discutiile sunt legate de rezultatele pe care doriti sa le obtina angajatul la finalul sarcinii. La acest nivel nu mai ghidati executia clara a sarcinii, ci asistati angajatul in procesul de luare a deciziilor. Comunicarea este planificata si e recomandat sa aiba loc zilnic sau macar o data la doua zile. Prin acest tip de delegare formati independenta angajatului.  

Delegarea de tip coaching este caracterizata la inceput de propozitia „Analizeaza aceasta problema, prezinta cateva posibile rezolvari si vom decide impreuna”. Pe masura ce angajatul avanseaza, aceasta se transforma in „Analizeaza aceasta problema si ia o decizie; verifica cu mine inainte sa implementezi.”

Persoanele la nivel mediu spre avansat:

In cazul acestora se aplica o delegare de tip consultanta. Deja persoanele sunt independente si managerul este un consultant la care persoanele apeleaza cand au nevoie de sfaturi sau ghidare. Bineinteles, comunicarea ramane reciproca, pentru ca partile sa se asigure ca sarcina va fi finalizata la timp si cu rezultatul dorit. Prin acest tip de delegare, oferiti angajatului aprecierea si increderea voastra pentru implicarea lui de pana acum.

Delegarea de tip consultanta este caracterizata de propozitia: „Rezolva aceasta sarcina. Ia in considerare urmatorii parametri. Atata timp cat acestia sunt satisfacuti, poti lua singur o decizie pe care sa o urmezi. In caz contrar, verifica cu mine.”

Persoanele la nivel avansat:

Cu acestea se foloseste o delegare de tip coordonare. Acestora li se atribuie responsabilitatea si coordonarea totala a sarcinii. Cu managerul se discuta aspecte ce tin de incadrarea in termen, schimbari care au aparut, un status etc. Acest tip de delegare are rolul de a promova o persoana sau de a pune in evidenta si mai mult potentialul pe care il are.

Propozitia ce caracterizeaza stilul de delegare tip coordonare este: „Aceasta este sarcina/rolul de care vreau sa te ocupi. Am incredere in judecata ta. Acestea sunt resursele disponibile. Fa ce consideri ca este nevoie pentru a o rezolva.”

Ce detalii comunicam in delegarea atributiilor?

Tinand cont de stilurile de delegare, am creat si o lista cu aspectele importante de urmarit in delegarea sarcinilor. Pentru a avea parte de o delegare eficienta, va recomandam sa discutati urmatoarele:

  1. sarcina si/sau rolul delegate si importanta acestora pentru echipa/organizatie;
  2. rezultatele asteptate;
  3. etapele sarcinii si frecventa comunicarii;
  4. termenul de livrare;
  5. cine ce fel de responsabilitate/ autoritate are asupra sarcinii;
  6. parerea persoanei cu privire la noua sarcina si cat de motivanta i se pare.

Speram ca articolul de fata v-a adus cateva lamuriri cu privire la stilul de interactiune si comunicare necesar in procesul de delegare. Pentru informatii mai detaliate, va invitam sa participati la trainingul nostru de „Delegare eficienta”.


Pana data viitoare, va dorim o evolutie frumoasa si armonioasa a voasta si a echipei pe care o coordonati.

Cu respect

Echipa BackToBasics

Author: Andreea Busecan

Updated: 2019/04/14)