Managementul crizei si gestionarea imprevizibilului

 .

Traim intr-o lume plina de suprize, cu intamplari neprevazute si informatii contradictorii, in care, incercarea de a prezice ce se va intampla pe mai departe este zadarnica. Desi planificarea si pregatirea sunt esentiale, ele nu ne garanteaza un succes lin. Tocmai de aceea, printre cele mai importante abilitati ale vremurilor in care le traim sunt managementul crizei si navigarea prin ambiguitate, sau cum Peter Bregman spune, “Trebuie sa fim pregatiti pentru a nu fi pregatiti.

Fiecare dintre noi, in calitate de persoane sau de firme, la un moment dat trecem de-a lungul vietii prin momente de criza. In cazul firmelor, aceasta pot avea loc sub mai multe forme: un concurent face o miscarea perturbatoare, un proiect promitator esueaza, un angajat cheie renunta, consumatorii au o reactie negativa la un produs etc.

Studiile spun ca doar unele echipe reusesc sa se descurce in momentele imprevizile si ceea ce e favorizant pentru acestea e faptul ca sub stres si presiune reusesc sa ramana calme, sa diagnosticheze problema si sa gaseasca solutii. 

Pasi in managementul crizei

Invatati sa va opriti

Cand ne confruntam cu un eveniment surprinzator, deseori dorim sa continuam ca si pana atunci. Dar respectarea unui plan initial in fata unor informatii surprinzatoare poate fi o reteta pentru dezastru. In aceste momente, managerii trebuie sa ajute oamenii sa depaseasca sentimentul infrangerii care vine din oprirea unui proces in desfasurare sau renuntarea la un curs de actiune planificat. Daca ne oprim, avem sansa sa observam amenintari neasteptate si sa ne dam seama ce putem face, inainte ca lucrurile sa iasa si mai mult de sub controlul nostru.

Daca va aflati intr-o intalnire, cereti o pauza. Daca sunteti in biroul vostru, ridicati-va si faceti o plimbare. Cu alte cuvinte, luati o pauza pentru gandire. 

Evaluati impactul 

Impactul poate fi asupra firmei, angajatilor, clientului, produselor, termenelor, profitului etc. Evaluati unde exista impact, la ce nivel si care este cel mai grav.

Avand in vedere noua situatie, informatiile pe care le aveti la indemana si resursele disponibile, ganditi-va la rezultatul pe care il doriti. Apoi expuneti-va optiunile pentru a minimiza impactul.

Comunicati imediat si clar

Odata constientizata criza si impactul acesteia, comunicati angajatilor informatiile si aratati-le disponibilitatea voastra de a rapunde intrebarilor atunci si pe parcurs. Fiti sinceri, dar nu exagerati, astfel incat sa nu creati panica.

Pe langa comunicarea situatiei si a impactului, este important sa le comunicati si asteptarile pe care le aveti in perioada aceasta. Specificati ce este schimbat in asteptarile voastre si care sunt rezultatele dorite. De asemenea, specificati si care sunt resursele si ajutorul pe care le puteti pune la dispozitia lor, avand in vedere noile conditii.

Fiti atenti la prioritatile pe care le aveti in perioada crizei si daca exista prioritati conflictuale. Acestea pot aparea intre cerintele clientului versus ale firmei. Constientizati-le si adresati-le in mod direct, astfel incat angajatii sa stie la ce sa se raporteze.

Actionati, monitorizati, evaluati

Multe echipe nu reusesc sa completeze ciclul cu cei trei pasi. Unele ori au o perioada prea lunga de discutii despre sarcini si nu reusesc sa actioneze la timp; altele actioneaza instant si isi monitorizeaza actiunile, fara a evalua daca sunt in directia buna. Aceste aspecte au loc pentru ca in cazul unei crize, este usor sa fim coplesiti de sarcini. Acestea ne tin capul jos, ne tin ocupati, fara sa ne dea o masura reala a succesului. Evaluarea periodica a directiei ajuta echipele sa se pregateasca pentru situatiile neasteptate si pentru schimbarile periodice. Plus, le dezvolta gandirea critica si proactivitatea.

Oricat de mult ne-am pregati, navigand printr-o noua economie, un nou peisaj competitiv sau o echipa noua, ne va pune constant in situatii pentru care nu suntem pregatiti. Devenind confortabili sa actionam in fata neprevazutului este un atu imens in managementul crizei.

Practicati rotirea oamenilor pe pozitii

Este cunoscut faptul ca practica de rotire a angajatilor pe pozitii ajuta firmele sa faca economii. Unul din rolurile principale este expunerea angajatilor la toate verticalele sau operatiunile organizatiei, pentru a-i constientiza cum functioneaza compania si cum sunt indeplinite sarcinile. Astfel ofera sansa de a intelege functionarea organizatiei si diferitele probleme care apar.

Cautarea sensului in managementul crizei

In general, si cu atat mai mult pe parcursul unei crize, oamenii isi cauta sensul si scopul in viata si vor sa-l gaseasca acolo unde isi petrec cea mai mare parte a timpului, adica la locul de munca. Cercetarile arata ca acele organizatii care au invatat cum sa abordeze nevoile de sens ale angajatilor si ale celorlalte parti implicate, sunt mai profitabile si au angajati mai fericiti.

Fiecare criza este si o criza a sensului. Fiecare criza ridica intrebari profunde despre rolul nostru in viata, rolul nostru intr-o firma, rolul si impactul firmei in vietile oamenilor, etc.

Nu exista nici o indoiala ca acestea sunt vremuri dificile. Tocmai de aceea, speram ca recomandarile de mai sus va sunt de folos. Pentru ca managementul crizei sa fie unul de succes, propunem sa va ganditi care este viziunea si sensul firmelor pe care le conduceti si totodata, sa va ajutati angajatii sa isi descopere propriul sens si cum il pot pune in aplicare la locul de munca.

 

Daca aveti nevoie de indrumare in acest demers, scrieti-ne si puteti beneficia de el intr-o prima sesiune de coaching gratuita.

 

Cu prietenie, 

Echipa BackToBasics

Author: Andreea Busecan

Updated: 2020/06/19)